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21 de septiembre de 2020

Gestión de archivos digitales ¿Cómo hacerlo?

Por shakaran

Cuando se trata del uso de un ordenador, es muy común contar con un gran número de archivos, es usual tener de todo tipo, por ejemplo archivos en relación al trabajo o vinculado a los clientes, archivos de cuentas y contabilidad, de carácter personal, archivos en torno a fotografías, música y cualquier otra clase de contenido.

Es decir, en el ordenador se suele almacenar una gran cantidad de archivos, los cuales suelen contener información vital y necesaria para el uso cotidiano, así que resulta fundamental poder gestionarlos y así garantizar fluidez en el trabajo y las actividades diarias con el uso del computador. Para lograrlo, sólo hace falta seguir un conjunto de pasos realmente simples.

Diseñar un sistema de nomenclatura simple

Nada mejor que archivos digitales en total orden a los que se pueda acceder fácil y rápidamente, para ello es clave organizarlos comenzando por la creación de una nomenclatura ajustada a las necesidades personales, además debe ser simple. Se trata de utilizar nombres cortos que sean fáciles de recordar y que definan el contenido que se encuentra en cada una de las carpetas.

Si se desea hacer énfasis en algún detalle específico, hacer uso de letras minúsculas y mayúsculas en orden alterno, también aprovechar los números, símbolos y signos de puntuación. A la par, tratar de evitar la creación de subcarpetas, ya que dificulta el acceso a los archivos.

Definir prioridades

Es importante garantizar un acceso simple a aquellas carpetas y archivos que se usan de forma constante, es decir, conviene almacenarlos haciendo que puedan estar siempre a la mano, a la distancia de apenas un par de clicks. Mientras que el contenido menos utilizado puede ubicarse en un nivel secundario, un archivo o carpeta central o neutral.

Apostar por aplicaciones

Es recurrente contar con archivos en bloque y en grandes números, para su gestión conviene utilizar aplicaciones, por ejemplo para cambiar el nombre, de lo contrario sería un enorme trabajo cambiar uno por uno.

Cabe destacar, es posible acceder a aplicaciones diversas dependiendo del objetivo a lograr, para renombrar archivos, para editarlos, entre otros, por ejemplo, es fundamental conocer el procedimiento para convertir Word a PDF.

Escrutinios constantes 

Muchos de los archivos almacenados pueden perder validez después de un tiempo, así que representan la ocupación de espacio útil en el ordenador, por esto es necesario revisar con frecuencia para eliminar lo que ya no hace falta.

De lo contrario, se pueden aprovechar otras alternativas como almacenar estos archivos en DVD, memorias extras y en la nube, existen excelentes servicios al respecto que garantizan un almacenamiento cómodo y a la vez, permiten liberar más espacio en el ordenador para la ideal gestión de futuros archivos. 

Buscar con eficiencia

Cualquier búsqueda se ve simplificada cuando todo está en perfecto orden, por ejemplo, a la hora de buscar algún archivo en el correo electrónico, es ideal considerar las fechas, también se puede buscar según el remitente. Siguiendo todos estos pasos, la gestión de los archivos digitales alcanza el mayor nivel de eficiencia.